April 2022 update – Studio Hee Interview

In een nieuwe aflevering van Studio Hee licht onze collega Daniel toe waar eilân momenteel staat en wil de organisatie het een en ander rechtzetten over het evenement. Als je vragen hebt na het zien van de aflevering, kun je mailen met daniel@chasingthehihat.nl.

Februari 2022 update

Beste eilanders,

Op donderdag 24 februari hebben we een advertentie geplaatst in de Terschellinger om een een aantal belangrijke zaken uit te leggen, waarvan we voelden dat enige verduidelijking belangrijk was. Dit naar aanleiding van de publicatie van het conceptbesluit over de evenementenvergunning die wij hebben aangevraagd eind vorig jaar. Dit betekent dat deze 4de vergunning die we hebben aangevraagd in de laatste fase is gekomen.


Nog 6 weken ligt deze vergunning ter inzage om zienswijzen van eilanders of belanghebbenden te verzamelen om daarna hopelijk een definitief besluit op te leveren. De gemeente Terschelling, de adviesdiensten van de provincie en de burgemeester hebben hard gewerkt aan dit concept besluit en we zijn dankbaar voor hun inspanningen om tot een compleet en uitvoerbaar besluit te komen. Pas nadat iedere burger zijn zienswijze heeft kunnen geven – dat kan tot 7 april –  en dit besluit na verwerken van zienswijzen definitief wordt zullen we overgaan tot een definitieve kaartverkoop voor dit festival. Momenteel is al de mogelijkheid geboden om tickets te reserveren en zien we weer veel animo, ondanks de onzekere periode waarin de evenementenbranche de afgelopen maanden nog verkeerde.

Tegelijk merken we aan uitingen online én in de lokale krant dat er nog zorgen liggen bij sommige eilanders. Wij willen heel graag transparant, duidelijk en compleet van stof zijn in de communicatie om te zorgen dat we zijn aan te spreken op onze verantwoordelijkheden en zodat bewoners correcte informatie ontvangen over hoe wij ons werk doen. Deze informatie is een afgeleide van de definitieve vergunningsstukken, aangevuld waar we dat nodig achten om iedereen uit te leggen waar we voor staan.

Hieronder nog even de tekst uit de advertentie, aangevuld met extra bulletpoints over de belangrijkste onderwerpen en daarna werpen we een blik in de toekomst over onze verdere communicatie naar het evenement toe. 

Update over het eilân festival – 15 tot 18 september op Hee (advertentietekst de Terschellinger)

Nu op donderdag 24 februari een concept besluit is gepubliceerd over de evenementenvergunning van het beoogde festival, vinden we het belangrijk om enkele veelvoorkomende misverstanden op te helderen. Dit met uitgangspunten die we kunnen delen na het doorlopen van maar liefst vier elkaar aanvullende vergunningsaanvragen, waarvan de evenementenvergunning de laatste is en daarmee de meest specifieke kaders geeft. De belangrijkste uitgangspunten voor u als eilander lichten we graag in deze boodschap toe. 

Voor nog specifieke informatie verwijzen we graag naar het eilanderportal www.eilan.nl/eilanders – hier zorgen we altijd voor de meest actuele informatie over het evenement.

Drukte en spreiding van bezoekers
Het evenement bestaat eigenlijk uit 4 programma zones met elk een podium – A t/m D. Zodoende zullen nooit alle 6.000 bezoekers tegelijk bij het Duinmeertje (B) staan. We zorgen voor een goede verdeling van het programma zodat de bezoekers zich op een wenselijke wijze verspreiden over de gebieden. Het grootste podium (A) bevindt zich op een nabijgelegen parkeerplaats.

Duinmeer toegankelijk
We zien het Duinmeer als een belangrijke recreatieve trekpleister en hebben daarom een deel van de oever open gelaten voor gebruik door recreanten. Aan de noordzijde kan daardoor alsnog gezwommen worden of genoten worden van de zon. Dit kan gedurende het gehele project, dus tijdens de opbouw, afbouw en de festivaldagen.

Bereikbaarheid voor verkeer
We erkennen het belang van het fietspad langs het duinmeer als verkeersader voor fietsers. Om die reden is dit fietspad altijd open. Tijdens de op-, afbouw en alle evenementdagen. Daarnaast worden er verkeersregelaars ingezet om te zorgen dat de doorstroom goed wordt gefaciliteerd en de veiligheid bewaakt blijft.

De heester Kooiweg is voor regulier verkeer afgesloten van donderdag 15 september 09:00 tot maandag 19 september 13:00 omdat deze als calamiteitenroute wordt gebruikt. Als u in die periode toch over deze weg moet rijden kan dat nog steeds als u zich aanmeldt bij de organisatie via daniel@chasingthehihat.nl – u ontvangt dan een document wat u kan uitprinten en onder uw voorruit kunt leggen waarmee u alsnog toegang krijgt.

Toelichting over de crossbaan
Wij betreuren het ten zeerste dat deze club momenteel in zwaar weer zit. Als geen ander snappen we na de problemen in 2019 de lasten van het inpassen van activiteiten in steeds uitdagender milieuwetgeving. Wij nemen wel graag grote afstand van de insinuatie dat onze organisatie een strategie zou voeren om andere initiatieven tegen te werken. Wij hebben geen klacht ingediend of enige andere handeling uitgevoerd in verband met de crossbaan en hebben hier ook geen enkel belang bij. Discussies hierover zijn aan de gemeente en de betrokken eilanders. We hopen van harte dat er snel duidelijkheid komt voor alle betrokkenen.

einde advertentietekst

Afvalbeleid
We voeren dit festival uit volgens de principes reduce, re-use & recycle. Ondanks deze inspanningen ontstaat altijd een beperkte stroom aan restafval op het festivalterrein, de campings en in de omgeving. Vanaf de opening van het festival tot na het vertrekken van de laatste bezoeker wordt een omvangrijk afvalteam ingezet op het schoonhouden van de omgeving, het natuurgebied en de reisroutes van de bezoekers. Daarnaast wordt in de communicatie naar bezoekers sterk ingezet op het overbrengen van een goede omgang met natuur en afval.

Limieten voor muziekgeluid en metingen
Dit zijn de momenten dat er muziekgeluid kan klinken:

  • Woensdag 14 september: Incidentele soundchecks tussen 11:00 en 18:00
  • Donderdag 15 september: Eerste festivaldag van 12:00-23:00
  • Vrijdag 16 september: Tweede festivaldag van 10:00-00:00
  • Zaterdag 17 september: Derde festivaldag van 10:00-00:00
  • Zondag 18 september: Vierde festivaldag van 10:00-23:00

Gedurende het festival zal het toegestane volume niet te allen tijde maximaal worden bereikt. Gedurende alle dagen wordt er gelijkmatig opgebouwd en niet alle podia staan continu tegelijk aan. Onze ambitie is minimale overlast en door de strenge geluidseisen van de gemeente kan hier ook niet lichtzinnig mee om worden gegaan. Met hoogwaardige geluidstechnologie kunnen wij onze bezoekers echter alsnog een kwalitatieve ervaring bieden. Wij hebben al meer dan 10 jaar ervaring in dit vakgebied en een track-record zonder overtredingen van geluidseisen. 


Opbouwperiode per perceel

Het draaiboek van een muziekfestival is complex, maar voor een evenement op een eiland al helemaal. Tegelijk wil onze huurbaas staatsbosbeheer dat wij efficiënt omgaan met onze tijd om de belasting van de natuur zo klein mogelijk te houden. De data in de bovenstaande afbeelding geven de perioden aan waarin wij actief zijn op een specifieke locatie. We beginnen in het geel gearceerde gebied waar we een opslag inrichten en grote vrachten overslaan in kleinere porties, die dan met heftrucks naar de andere gebieden worden gebracht. 

Dit gebied is waar we beginnen en waar we eindigen tot de laatste materialen weer op vervoer gaan. De percelen in het bos en rondom het meertje worden het kortst gebruikt. Op de campings wordt niet zo zeer intensief op- en afgebouwd maar worden verschillende vooropgezette tenten geplaatst waarvan de werkzaamheden arbeidsintensief zijn.

Vragen en opmerkingen
Als u naar aanleiding van deze informatie vragen heeft kunt u deze richten aan daniel@chasingthehihat.nl – die beantwoorden we met plezier.

November 2021 update

Beste eilanders en geïnteresseerden,

Het is alweer even geleden dat wij dit portal hebben vernieuwd. We hadden graag wat eerder willen communiceren maar wilden ook wachten op een paar belangrijke ontwikkelingen binnen de gemeente, namelijk de eerste uitleg over de evenementenvisie en het besluit over onze aanvraag omgevingsvergunning. Nu beide zaken hebben plaatsgevonden nemen we jullie graag mee in onze gedachten en planning.

Lancering eilan

Eind november lanceren wij de editie van eilan in 2022. Dat betekent dat bezoekers die de vorige keer een kaartje kochten een aanbetaling kunnen doen voor het festival vanaf 8 december. Nieuwe kopers kunnen vanaf 15 december een reservering doen. De uiteindelijke kaartverkoop zal ergens in april plaatsvinden, nadat de evenementenvergunning ter inzage heeft gelegen en deze verleend kan worden. Als dit niet lukt krijgen bezoekers hun reserveringskosten terug.

We zijn ons ervan bewust dat de laatste zaken met de gemeente en sommige eilanders nog geregeld moeten worden maar zijn positief gestemd over een goed afloop, mede vanwege de reeds verleende vergunningen voor ons project, hierover meer onderaan deze update.

We zien ook dat het publieke debat over evenementen na de publicatie van de evenementen visie concreter wordt. De kaders die worden geschetst vinden we als organisatoren erg terecht en veel ervan was daarom al opgenomen in onze strategie. Verderop in deze update lichten we onze kijk op de wensen en eisen uit het webinar toe, maar we beginnen met een toelichting over onze eigen enquête. We hopen dat deze informatie u een compleet idee geeft over de plannen. Toch nog vragen? hoedanwel@eilan.nl – Heeft u zelf interesse om het festival te bezoeken? Klik dan op deze link voor informatie over eilander tickets.

Toegangskaartjes voor eilanders

Als je als eilander het festival wil bijwonen is de beste optie om een kaartje te kopen op deze website. Dit zijn kaartjes die het gehele weekend geldig zijn. We willen eilanders ook de mogelijkheid geven om een dagkaartje voor een gereduceerde prijs te kopen, maar hiervoor is de voorraad beperkt. Het is met de huidige maatregelen nog lastig om een bijeenkomst te plannen, die we graag nog organiseren voor het uitleggen van de nieuwe plannen. Deze bijeenkomst zullen we ook gebruiken om eilanders te mogelijkheid te geven zich aan te melden voor deze dagkaartjes. Als deze aanmeldingen in de voorraad passen ontvangen deze eilanders een link om een kaartje te kopen voor vrijdag, zaterdag of zondag. Als er teveel aanmeldingen zijn voor deze dagkaarten zullen we moeten overgaan tot een loting. De bijeenkomst zal worden aangekondigd in de Terschellinger wanneer we zeker weten dat het veilig kan doorgaan.

Resultaten eilander raadpleging

Er hebben 264 personen meegedaan aan onze enquête, een mooi aantal waar we erg blij mee zijn! We danken iedereen die de tijd genomen heeft om de mening te delen. Hoe zag de doelgroep er uit?

We hebben heel wat stellingen met u gedeeld en uit de feedback hebben we mooi beeld gekregen van de 5 beste ideeën:

  • Zo veel als mogelijk samenwerken met lokale ondernemers.
  • Meer inzicht geven in hoe wij verantwoord omgaan met (zwerf)afval.
  • Een extra schoonmaakactie rondom ons werkgebied opzetten om bestaand zwerfvuil weg te halen.
  • Zorgen dat ondernemers en eilanders zelf samenwerkingen aan ons voor kunnen stellen.
  • Bezoekers aanmoedigen om horeca over het hele eiland te bezoeken.

Deze resultaten stemmen ons positief, want dit zijn ook voor ons belangrijke speerpunten waar al veel plannen over zijn voorbereid.

Samenwerken

Samenwerken aan het festival met iedereen (persoon of bedrijf) die dat wil staat centraal in onze organisatie. Dit vertaalt zich in het bijdragen aan catering, levering van materialen, inplannen van werkzaamheden voor gevestigde ondernemers én jongeren die bijvoorbeeld een bardienst willen draaien. Wil je nog een samenwerking aandragen? Mail dan met hoedanwel@eilan.nl om in contact te komen.

Daarnaast zien we een mooie kans voor horeca in Midsland, West-Terschelling en aan het strand om bezoekers van eilan te bedienen. We zijn al een tijdje in gesprek met verschillende bedrijven om mee te denken over het programma. We zullen in onze communicatie de deelnemende bedrijven meenemen om bezoekers op de hoogte te brengen van de activiteiten op deze locaties.

Stand van zaken vergunningen

Natuurvergunning – In oktober 2020 is een natuurvergunning afgegeven door de provincie. Het besluit is hier in te zien. Er is een bezwaar procedure opgestart maar die is door de provincie niet ontvankelijk verklaard in het voorjaar van 2021.

Ontheffing stiltegebied – In mei 2021 is een ontheffing voor het stiltegebied verleend. Er is een bezwaarprocedure gestart maar op het moment van schrijven is het advies van de bezwarencommissie aan de gedeputeerde staten om het bezwaar niet ontvankelijk te verklaren.

Omgevingsvergunning – In september 2021 is de omgevingsvergunning afgegeven door het college van de gemeente Terschelling. Het besluit zal op korte termijn ter inzage komen. In dit besluit worden de belangrijke onderwerpen geluidsoverlast en verkeersdrukte gewaarborgd.

Evenementenvergunning
 – Er is een concept aanvraag gedeeld met de gemeente Terschelling in september 2021. De formele aanvraag kan op zijn vroegst worden aangevraagd vanaf 1 november, en op deze datum zullen we de evenementenvergunning officieel indienen. Gelijktijdig wordt een ontheffing voor het schenken van alcohol en de ontheffing voor geluid aangevraagd.

De evenementenvisie

Wij hebben enkel de informatie over deze visie die is gedeeld tijdens het webinar van de gemeente.

We kunnen nog niets zeggen over de impact van de visie op onze aanstaande evenementenvergunning omdat de gemeente nog moet beginnen aan het maken van beleid en kaders ,maar willen wel graag toelichting geven over onze inspanningen richting het steunen van de visie.

Wij hopen een kans te krijgen om een eilân pilot uit te voeren in 2022. We geloven er écht in om iets toe te kunnen voegen en stellen ons ontvankelijk op voor opbouwende kritiek. Onze droom is om ooit, over een lange tijd, tot de genoemde ‘klassiekers’ te mogen behoren. In de tussentijd moeten we onze weg gaan vinden in diepgaande samenwerking met eilanders, de gemeente en de provincie. Hieronder een korte toelichting op de uitkomsten van de enquête met betrekking tot ons specifieke evenement

7 wensen voor de toekomst

1. Het evenement veroorzaakt geen schade aan de natuur
Dit is niet alleen een voorwaarde voor ons als organisatie, het is ook gewoon de wet. Flora en Fauna wetgeving schrijft voor dat geen schade mag worden veroorzaakt en dit moet je voorafgaand aan de uitvoering kunnen onderbouwen. We nodigen iedereen uit om ons vooronderzoek te raadplegen via deze link en te lezen hoe twee onafhankelijke ecologische experts en één stikstof expert onderbouwen dat eilân geen schade aan natuur zal opleveren. De natuurvergunning weliswaar afgegeven voor 5 jaar, maar deze wordt ieder jaar stevig geëvalueerd op de uitvoering hiervan en de provincie behoudt ten alle tijde de mogelijkheid om de vergunning weer in te trekken wanneer de voorwaarden niet worden nageleefd.

2. Terschellingers zijn betrokken bij de organisatie
We trekken uit onze enquête dezelfde conclusie (zie de top 5, nummer één) en zijn al meerdere jaren bezig om een netwerk op te bouwen van accommodaties, leveranciers, cateraars, bouwers, werkers, en culturele ondernemers. En we zijn nog niet klaar. Ieder voorstel tot samenwerking is meer dan welkom en iedereen kan suggesties blijven aandragen via hoedanwel@eilan.nl. Hiernaast is er alweer even geleden contact gezocht met de buurtschappen om te onderzoeken of daar specifieke wensen bestaan. Ook is er een oproep gedaan om een eilander adviescommissie te vormen tijdens de voorbereidingsperiode van het festival om op zoveel mogelijk mensen en meningen te kunnen horen.

3. Het evenement draagt bij aan de kernwaarden/DNA van Terschelling
De kernwaarden of het DNA van Terschelling zal voor iedereen andere zwaartepunten kennen. Wij zien het in ieder geval als de prachtige natuur die nergens in Nederland geëvenaard wordt. Wij herkennen het ook in een ondernemend klimaat met veel ervaring in de toeristische en vrijetijdssector. Onze missie is om de natuur met cultuur te verenigen door het inzetten van de ervaring van onze organisatie én het eilander talent.

4. Evenement is zo duurzaam mogelijk
Vanuit de natuur gebonden vergunningseisen voor het opereren in en rondom een natuurgebied moeten wij heel nauwkeurig omgaan met uitstoot. Dit versterkt een al aanwezige trend in onze organisatie om maximaal duurzaam te produceren. Wat betekent dit in de praktijk?

    De inzet van batterijen zodat uitstoot van aggregaten tot 0 of een minimum gebracht wordt

  • Gebruik van elektrische machines waar dat mogelijk is tijdens de opbouw
  • Inzet van zoveel mogelijk biodiesel voor onze logistieke bewegingen
  • Zo veel mogelijk vegetarische catering voor bezoeker en medewerker
  • Geen parkeerfaciliteiten aanbieden aan bezoekers en fietsgedrag te stimuleren
  • Een grondstoffen analyse maken en daarmee zoveel als mogelijk hergebruiken of recyclen
  • Inzet van een terughaal systeem voor drinkbekers en biologisch afbreekbare etensverpakkingen

Heeft u nog een duurzaam initiatief wat u wil delen met ons? Mail dan met hoedanwel@eilan.nl

5. Het evenement levert een positieve bijdrage aan de leefbaarheid
Leefbaarheid betekent voor iedereen iets anders, maar wij zetten maximaal in op het beperken van lawaai door state-of-the-art muziekapparatuur die zo min mogelijk overlast veroorzaakt buiten de dansvloer. De mobiliteit wordt met een uitgebreid verkeersplan gewaarborgd waardoor maar één straat wordt afgezet, namelijk de calamiteitenroute naar het terrein, en alle fietspaden beschikbaar blijven voor recreanten en eilanders.

6. Geen kopie van de vaste wal, maar onderscheidend voor Terschelling
Er bestaat nog geen festival zoals eilân. Door de brede vooruitstrevende programmering, de aandacht voor natuur & omgeving en het bijzondere aanbod van accommodaties. We stimuleren onze bezoekers ook om niet alleen het muziekprogramma te bezoeken maar ook om onder te dompelen in de eilander cultuur en Terschellingse natuur. We zoeken hiervoor actief de samenwerking met partners in de omgeving waar een festival ondernemer aan de wal eerder geneigd zal zijn de volledige catering zelf aan te bieden voor financieel gewin. We zijn binnen het huidige aanbod op Terschelling onderscheidend door onze focus op jongvolwassenen en muziek. Zo’n type evenement wordt op dit moment niet aangeboden.

7. Draagt bij aan de sociaal-culturele ontwikkeling voor eilander jeugd
Wij zullen een uitgebreide uitvraag doen aan jonge mensen die willen bijdragen aan het festival middels bardiensten, op- en afbouw of culturele aanvullingen. Iedere jongere die een rol wil vervullen kan erop rekenen dat deze wordt gegund. Ben jij zo’n jongere of vertegenwoordig je een sociaal-culturele groep? Mail dan met hoedanwel@eilan.nl zodat we in gesprek kunnen komen.

Drie kernpunten over natuur

1. Terschellinger natuur is belangrijk voor iedereen
2. 59% van de inwoners denkt dat evenementen een negatief effect hebben op de natuur
3. De beheerders van natuurgebieden staan open voor het recreatief gebruik voor evenementen

Deze kernpunten klinken ons bekend in de oren. Punt 1 & 2 bevestigen ons beeld dat eilanders echt zorgen hebben over ‘de onvermijdelijke schade van een muziekevenement’ en in onze enquête lezen we veel zorgen over zwerfafval terug. Dit respecteren we, en om die reden zijn we transparant over onze natuurvergunning en en bij behorende onderzoeken. Wij hebben niet besloten dat dit moet kunnen. Drie specialisten met jarenlange ervaring over de specifieke natuur op Terschelling, de effecten van festivals op de natuur op nationale schaal en stikstofemissie hebben onderbouwd dat het veilig kan. De verantwoordelijke overheid – de Provincie Fryslan – heeft dit getoetst en bevestigd.

Belangrijkste is ook (punt 3) dat Staatsbosbeheer bereid is deze grond aan ons te verhuren. Onder zware voorwaarden zoals het verkrijgen van alle vergunningen, een zo kort mogelijke op- en afbouw en met grote aandacht voor het voorkomen van schade. Niet in de minste plaats mag ons terrein in het eerste jaar niet meer dan 6.000 bezoekers ontvangen. Alles is erop geënt om de risico’s maximaal te beperken en vanaf een eerste pilot editie te bekijken wat aanvaardbaar is voor de toekomst.

Volgende stappen:

Deze kernpunten klinken ons bekend in de oren. Punt 1 & 2 bevestigen ons beeld dat eilanders echt zorgen hebben over ‘de onvermijdelijke schade van een muziekevenement’ en in onze enquête lezen we veel zorgen over zwerfafval terug. Dit respecteren we, en om die reden zijn we transparant over onze natuurvergunning en en bij behorende onderzoeken. Wij hebben niet besloten dat dit moet kunnen. Drie specialisten met jarenlange ervaring over de specifieke natuur op Terschelling, de effecten van festivals op de natuur op nationale schaal en stikstofemissie hebben onderbouwd dat het veilig kan. De verantwoordelijke overheid – de Provincie Fryslan – heeft dit getoetst en bevestigd.

Belangrijkste is ook (punt 3) dat Staatsbosbeheer bereid is deze grond aan ons te verhuren. Onder zware voorwaarden zoals het verkrijgen van alle vergunningen, een zo kort mogelijke op- en afbouw en met grote aandacht voor het voorkomen van schade. Niet in de minste plaats mag ons terrein in het eerste jaar niet meer dan 6.000 bezoekers ontvangen. Alles is erop geënt om de risico’s maximaal te beperken en vanaf een eerste pilot editie te bekijken wat aanvaardbaar is voor de toekomst.